Temporada de presupuesto
Ya llega la época en que cada una de las áreas de una empresa debe proyectar los gastos para el siguiente año y hacer sus presupuestos. Pero antes de hacerlo, es necesario tener en cuenta que lo que se va a hacer es básicamente un plan, una estimación, por lo que la información que se proyecte es solo un supuesto. Sin embargo, es importante estimarlos con alguna base verdadera para que el resultado no sea un presupuesto fuera de la realidad.
Hay dos maneras para estimar los costos: la primera es calcularlos de acuerdo con la propia experiencia. En contraposición, el otro camino consiste en utilizar costos estándar obtenidos con anterioridad. Los costos estándar son aquellos que deberías obtener trabajando en condiciones óptimas, y se obtienen mediante la experiencia y estudios de gente especializada.
Esta última forma de estimar costos es muy útil porque permite, además, conocer los problemas que tal vez no se hayan notado antes. Los costos estándar servirán para tener presupuestos más exactos y tomar después las medidas necesarias para ajustarse a ellos.
Es importante tener algunos conceptos claros antes de aventurarse a presupuestar los gastos del año siguiente.
¿Qué es un presupuesto?
Se trata de un plan de operaciones y recursos de una empresa que se formula para lograr en cierto periodo los objetivos propuestos, y se expresa en términos monetarios. En otras palabras, hacer un presupuesto es simplemente sentarse a planear lo que se quiere hacer en el futuro y expresarlo en dinero.
Cuando se hace un presupuesto para una empresa, en realidad lo que se está haciendo es planear a futuro. Entonces las preguntas son: ¿cuánto se piensa vender?, ¿qué se necesita hacer para lograrlo?, ¿cuánto se tiene que gastar? y ¿se sabrá cuánto va a ganar la empresa en un periodo? Obviamente, esto es una estimación que se puede hacer de acuerdo con la experiencia y la información que ya se conoce.
Ventajas
De acuerdo con expertos, se puede encontrar importantes ventajas al planear y hacer presupuestos. Las proyecciones facilitan la utilización adecuada de los recursos, proporcionan eficiencia en las operaciones, ayudan a lograr una buena planeación de las empresas y muestran los resultados que se obtendrán de poner en práctica los planes.
Aunque hacer presupuestos ayuda a manejar las finanzas de una empresa, eso no es todo. Tiene limitaciones también, porque están basados en estimaciones, en proyecciones, y si no se hacen bien, no se obtiene ningún resultado que traiga beneficios. No hay que dejar de lado que los presupuestos deben estarse adaptando y actualizando constantemente, o se podría caer en el peligro de echar por la borda todo el trabajo realizado.
Las ventajas se pueden resumir en:
- Ordena: permite priorizar lo más importante.
- Sincera los gastos: el dinero no desaparece y si no se considera un gasto en el presupuesto, probablemente le va a faltar plata después.
- Control: porque se sabe en qué se gasta el dinero.
- Planificación: tanto para el gasto del pago de cuentas como para las metas que se propone la empresa.