Reuniones virtuales productivas

En un mundo tan interconectado como el de hoy, cada vez es más evidente la necesidad de lograr que las reuniones virtuales sean un éxito. A raíz de esa necesidad han surgido herramientas que facilitan esta tarea, el uso de las mismas, junto con una planificación cuidadosa pueden ser la clave para tener teleconferencias exitosas y productivas. Expertos de la empresa Logitech, creadores de la ConferenceCam Connect, dan unas recomendaciones para que su próxima reunión virtual sea un éxito.

1. Cree una agenda

Antes de la reunión, escriba los temas que tocarán, priorizando y determinando cuánto tiempo se dedicará a cada uno. Esto ayudará a mantener el ritmo de la reunión y facilitará mantener el foco en los temas clave 

2. Fomente la participación de todos   

La comunicación virtual debe ser nítida y fluida, el líder de la reunión es responsable de motivar a los asistentes para participar activamente. Es muy importante involucrar a todos los participantes, mencionando su nombre y dejando espacio para las opiniones o aportes. Esto es especialmente útil cuando se unen colaboradores de manera remota y ayuda a despejar dudas y que todos participen de la reunión.  Al cerrar la reunión, deje un espacio para preguntas.

3. ¿Siempre lo mismo?

Si las reuniones mantienen el mismo formato una y otra vez, los participantes pueden desmotivarse. Introduzca algo fuera de lo común: como anuncios relevantes, datos importantes para el negocio, buenas noticias, etc y en la próxima reunión ¿por qué no dejar que los asistentes remotos den inicio, en lugar de los que están presentes físicamente?

4. ¡Diviértase!

Las reuniones deben mantener su carácter profesional, más no deben ser aburridas, monótonas. Pueden dedicar unos minutos al comienzo para hablar de estrenos recientes en el cine, o series, o comentar algún plan de fin de semana para romper el hielo y estar más dispuestos durante la reunión.

5. Cierre con broche de oro

Para cerrar la reunión, es importante llegar a acuerdos colectivos y las conclusiones sean un reflejo de las opiniones expresadas por los asistentes. El acta de reunión debe incluir prioridades, plan de acción y roles claramente definidos para garantizar que, en la próxima junta, los resultados presentados satisfagan las expectativas del equipo.

Asistentes motivados y dispuestos, una comunicación virtual de calidad, sin interrupciones, una agenda acotada y objetiva y un plan de acción claro y factible son las claves para que su próxima reunión sea ¡un gran éxito!

 

 

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