¿POR QUÉ LAS EMPRESAS NECESITAN SOLUCIONES DE GESTIÓN DE CONTENIDOS?
Las empresas tienen mucho contenido. Los departamentos individuales producen mucha información y puede resultar difícil para las personas de un área administrar y mantener organizados sus propios datos. Sin una solución ECM, resulta un reto que los diferentes departamentos y equipos sepan qué contenido está disponible fuera del que lo creó.
Un ECM no solo almacena contenido, se trata de hacerlo útil. La información se vuelve disponible y se comparte más fácilmente. Al etiquetar cada fragmento de contenido con metadatos (información de búsqueda sobre el contenido), cualquiera que tenga acceso al área donde reside puede encontrarlo. Además, se puede rastrear de acuerdo con los estándares de cumplimiento de la información.
Las soluciones avanzadas de captura extraen los datos de los documentos para su análisis, transformando su contenido en inteligencia empresarial y facilitando el proceso de toma de decisiones. La gestión de documentos a lo largo de todo su ciclo de vida se vuelve más automatizada, simplificando los procesos y manteniendo el cumplimiento de la política de retención de documentos.
Entonces, ¿por qué una empresa querría un ECM? Quizás la respuesta más simple sea la agilidad empresarial, pues la información y los datos son el elemento vital de las empresas. La forma en que se accede se mueve y se almacena la información es el objetivo principal del desarrollo de una estrategia de gestión de contenido empresarial.
Los objetivos de la gestión de contenido empresarial
- Mejorar el acceso y la capacidad de respuesta
¿Ha perdido alguna vez un documento? Como la mayoría de nosotros, la respuesta probablemente sea sí. Es enloquecedor, ¿verdad? Y es peor cuando usted o uno de sus representantes de servicio al cliente no pueden encontrar un documento cuando hablan con un cliente.
- Apoyar el trabajo remoto
Este objetivo puede ser relativamente nuevo, pero sin dudas uno de los más importantes en la actualidad. La mayoría del contenido actual se crea y almacena digitalmente. Esto lo hace ideal para una fuerza de trabajo remota.
- Optimizar y crear flujos de trabajo ágiles
Las empresas saben que los flujos de trabajo estructurados digitales y automatizados les permiten responder más rápido a las solicitudes de los clientes, aumentando la velocidad a la que hacen negocios.
- Incrementar la productividad de los empleados
Los documentos interfieren con la productividad cuando necesitan viajar de una PC a otra y vivir en sistemas desconectados. La centralización, el control de acceso y la estructura que ofrece la gestión de contenido empresarial eliminan las barreras a la productividad. Al eliminar el elemento físico del movimiento, los empleados pueden recuperar documentos, interactuar con ellos y almacenarlos rápidamente.
- Garantizar la continuidad empresarial
Los documentos almacenados digitalmente se pueden respaldar fácilmente. Y las soluciones de respaldo en la nube y recuperación ante desastres como servicio (DRaaS) facilitan el almacenamiento de su contenido respaldado fuera del sitio. Las soluciones de gestión de contenido empresarial basados en la nube suelen ofrecer redundancias en varias ubicaciones.