Ocho habilidades para aumentar la productividad de un equipo de trabajo a distancia
El surgimiento de las «compañías híbridas», empresas capaces de adaptar sus operaciones a formas de trabajo gestadas gracias a las nuevas tecnologías, sin perjudicar su productividad sino, al contrario, maximizarla, supone un nuevo reto para el mercado laboral, la gestión de equipos de trabajo virtuales.
Este desafío exige encontrar el mejor talento para cada necesidad empresarial conjugando una plantilla de profesionales que trabajan «tiempo completo» en las empresas, con colaboradores externos que ayudan en el devenir de éstas. En este sentido, Internet es clave para solucionar esa necesidad empresarial y dotar a las compañías de ese talento y flexibilidad con la máxima eficiencia.
El reto para gestionar equipos de trabajo híbridos conformados por empleados de planta y virtuales, conectados a través de plataformas de trabajo a distancia, demanda el desarrollo de ocho importantes e imprescindibles habilidades gerenciales:
- Saber crear un equipo virtual estructurado en el que converjan diferentes disciplinas, talentos y generaciones.
- Dominar las barreras de comunicación típicas de equipos virtuales causadas por diferencia horaria o formas de lenguaje, por ejemplo.
- Establecer un proceso de comunicación multicultural efectivo por medio de mensajería instantánea para comunicarse ágilmente con la persona necesaria (Skype, Google Talk, etc.)
- Gestionar personas y tareas controladas a través de plataformas de trabajo a distancia o por medio de escritorios virtuales.
- Reducir la pérdida y distorsión de información, por medio de plataformas de almacenamiento centrado y digital como Dropbox, Google Docs, FTP.
- Construir y promover la confianza en el equipo, compartiendo a través de espacios de colaboración creados para la ocasión o a través de una extranet (Basecamp es un buen ejemplo), donde cada colaborador pueda incluir sus avances y chequear su progreso de manera autónoma.
- Transformar el aprendizaje personal y de equipo en «knowledge management», utilizando una combinación racional de reuniones presenciales/virtuales, en las que se compartan las experiencias.
- Crear y mantener la motivación y el espíritu de equipo en los entornos virtuales.
La clave está en que la gestión del capital humano permita incentivar la innovación en sus equipos online y mantener e incluso incrementar la productividad, a través del uso y apropiación de nuevas tecnologías. Para citar un ejemplo, el 70% del departamento de marketing de Nubelo.com, plataforma de contratación online, funciona con trabajadores a distancia, dispersos entre España y América Latina, conectados todos a través de herramientas colaborativas administradas por el líder de área, es así como logra llegar a diferentes países, mientras asume costos fijos sólo en el país donde están centradas sus operaciones y esto le permite una reducción de gastos del 40%.
Organizar y establecer procesos, según un reciente estudio del MIT (Massachusetts Institute of Technology), sobre la efectividad de los horarios laborales flexibles, es sin lugar a dudas, la clave en la gestión de equipos virtuales. A mayor dispersión, mayor dificultad en la gestión de trabajos en equipo, siempre que no haya un control y unos procesos previos establecidos. En cambio, si hay una serie de procesos de control, supervisión, feedback y gestión del proyecto, incluso habiendo dispersión geográfica continental, el equipo aumenta su rendimiento gracias al establecimiento de éstos y la compañía verá su productividad directamente beneficiada.