La opción de tercerización para mejorar las finanzas
Mejorar la productividad y controlar el gasto se convierte, cada vez más, en una prioridad para las empresas. Es por esto que se están buscando cada día nuevas herramientas financieras y administrativas para lograr este objetivo.
En este sentido, una de las opciones que está tomando fuerza es la tercerización de la administración de servicios, por ejemplo la impresión, para lo cual se requiere un tercero que cuente con equipos que optimicen la necesidad de impresión, de acuerdo con el volumen de la oficina, supliendo desde los suministros (papeles, tóner), hasta los profesionales técnicos. Y es que tan solo en impresiones se puede consumir entre 1 % y 3 % de los ingresos anuales de una empresa, indicó Andrés Losada, Director de Technology & Integrated Marketing de Xerox Distributor Group.
Además de los gastos en consumo, se debe sumar el tiempo dedicado por cada persona de la empresa para realizar una impresión, resolver problemas (en el caso de TI) u otros contratiempos que surjan que no son parte esencial del negocio pero que sí afectan el día a día laboral.
Se espera que los servicios administrados sean el siguiente paso después del leasing, no sólo en impresión, sino en una serie de estrategias dirigidas a que el personal pueda evitar distracciones y pérdidas de tiempo derivadas del mantenimiento preventivo o correctivo de un equipo o sistema.
Análisis para optar por este servicio
Ya sea para impresión u otro servicio que se desee entregar a un tercero, bajo esta modalidad, es importante que se cuente con un diagnóstico profesional sobre las necesidades que tiene de equipo, personal y el tiempo y uso de ambos.
El primer paso es revisar la compra de equipo en función a los requerimientos. Normalmente las empresas tienen más equipo del que necesitan.
El segundo paso es revisar con qué equipos se cuenta y la infraestructura. Los volúmenes de uso y qué otras herramientas pueden utilizarse (como la digitalización de documentos para reducir documentos impresos).
Seguidamente se debe buscar el formato o la modalidad de tercerización adecuado para la empresa, en algunos casos un leasing será suficiente, en otros se necesita un nivel de servicio más alto y se puede optar por un contrato de servicio totalmente administrado.
«Lo más importante de cualquier método de tercerización es contar con un proveedor profesional y especializado en el tema y realizar el análisis de los beneficios para crear estrategias que aumenten la productividad y permitan colocar los recursos internos donde realmente se necesitan», puntualizó Losada.