La factura electrónica, un tema global y de profundidad

La factura electrónica no solo supone un cambio técnico y legal, con ella también cambia la relación con los socios comerciales y los procesos de gestión e intercambio de documentos. En la práctica, este cambio puede ser traumático si no se aborda de una manera global y en profundidad, ya que son muchas las situaciones que requieren una respuesta específica y correcta.

 

“El objetivo de la factura electrónica es mejorar la productividad de las empresas, mejorar las relaciones comerciales con clientes y proveedores y automatizar los procesos, reduciendo errores y costes. El problema es que no todos los caminos llevan al éxito”, asegura Alberto Redondo, director de marketing de Seres para Iberia y Latam.

 

El impulso legal de la DIAN a la factura electrónica durante 2019, que continuará en 2020, acelerará la evolución de las empresas hacia la electrónica, sin embargo, se seguirán recibiendo facturas en papel. Según Seres, la automatización del proceso de recepción y emisión debe ser uno de los grandes objetivos de las compañías durante este año.

 

La realidad es que cuando una empresa empieza a emitir facturas electrónicas, no todos los clientes tienen el mismo proceso de recepción. Por lo tanto, desde el principio, hay que hacer partícipe a los socios del negocio (clientes o proveedores) del procedimiento utilizado para que el proyecto pueda avanzar de una forma óptima en el menor tiempo posible, ya que no se trata de un cambio radical, sino bastante progresivo.

 

El envío de facturas por correo electrónico despierta no pocas dudas y muchos temores en el destinatario. De hecho, es una fórmula habitual utilizada por los piratas informáticos para entrar en los sistemas. Entre ellos destacan:

Inseguridad: ya que la factura fluye por los mismos canales que el spam o por un protocolo de comunicación tan sumamente hackeable.

 

Autenticidad: al recibir un correo electrónico se entiende que nadie ha suplantado a la persona, pero en realidad no se sabe la autenticidad de la empresa que emite la factura.

 

Integridad: una factura enviada por correo electrónico puede ser interceptada y modificada.