Facturación electrónica: un proceso fácil y con beneficios
Aunque el modelo de facturación electrónica en Colombia no es nuevo, pues está regulado desde el 2007, el Decreto 2242 de 2015 y la Resolución 19 de 2016 han dado impulso a este proceso en donde las empresas deben estar preparadas, primero, con el debido conocimiento y después con la tecnología más óptima para realizarlo.
Tal y como resalta Carlos Restrepo, director comercial de Softland Colombia, ahora con el piloto de Facturación Electrónica puesto en marcha, todos los sectores necesitan estar al tanto de los beneficios de esta implementación.
Lo primero para saber es que la DIAN, dentro del modelo propuesto, permite 3 vías de trabajo: a través de un proveedor tecnológico, emitiendo facturas directamente hacia la DIAN y, en el caso de las Pyme, emitiendo directamente en el sitio web de la DIAN.
Según explica Restrepo, en la primera opción, la información de la factura es gestionada, en su totalidad, por el proveedor de tecnología; en la segunda, el software del obligado a facturar electrónicamente envía la información de los documentos electrónicos, cumpliendo con los requisitos exigidos y, en la última, la DIAN ofrece una plataforma de facturación electrónica para las pequeñas empresas, de tal manera que cualquier proceso se realiza desde la web dispuesta por la DIAN.
Resaltando las posibilidades que brinda este nuevo mecanismo y con el objetivo de promover su puesta en práctica, el especialista rescata cuatro razones para implementar o impulsar la facturación electrónica en su compañía:
1) Mayor productividad por la mejora en la operación administrativa: en este caso, tendremos una emisión de facturas, notas de crédito y débito más eficiente; mejor rastreo de la información facturada; mayor agilidad en las auditorías fiscales, internas o externas; mejor servicio al cliente; reducción de tiempos en labores de archivo y reducción de mensajería de documentos.
2) Seguridad y eficiencia en el intercambio electrónico: se reducirán los errores por digitación o legibilidad, habrá una recepción prácticamente inmediata de las facturas, y tendremos mecanismos para asegurar la legitimidad del documento y de su origen.
3) Reducción de costos administrativos: se ahorrará en espacio físico, habrá una edición y revisión eficiente de la documentación y se reducirán los costos de mensajería (combustibles, mensajero, etc.).
4) Menor impacto ambiental: se eliminará el uso de papel carbón y/o papel químico y se ahorrará combustible, por lo que habrá menor contaminación ambiental.
Recuerde que tiene varias opciones para acceder a este mecanismo y tenga presente la posibilidad de recurrir a soluciones de terceros, que en ocasiones reducen costos de implementación del proceso y dan respaldo y facilidad a las empresas de cualquier tamaño.