Cómo sacar provecho a las reuniones de trabajo

Es común que las juntas de trabajo se conviertan en un desgaste de tiempo que no generan los resultados esperados y que sí quitan espacio que se podría dedicar a avanzar en tareas y proyectos. Esto se debe a la falta de preparación y compromiso, por parte de los participantes.

Esto resulta ser muy importante, ya que si el personal involucrado no está consciente, alineado y comprometido con los intereses de la empresa, esto se traducirá en una clara división de ideas e intereses, llevándolos a una gran falta de comunicación y malos entendidos. Cuando esto pasa se crea división e inestabilidad dentro de la organización.
Expertos en temas de gerencia aconsejan para lograr que las reuniones de trabajo se conviertan en espacios productivos y exitosos
Planear el tema a tratar
Los asistentes deben ser enterados previamente sobre los temas que se discutirán. También se debe contar con los elementos necesarios: pantallas, proyectores, carpetas, papelería etcétera, así como una copia del temario para cada participante.
Establecer reglas de la reunión

• Evitar el uso de celulares.
• Puntualidad sin escusas.
• Evitar Interrupciones
• Permisos para ir al baño.
• Respetar las opiniones de los demás participantes aún en desacuerdo.
• Argumentar las ideas expresándolas de forma clara y concreta.
• Escucha activamente antes de hablar.
• Debatir las ideas con fuerza sin tomar nada personal.
• Tomar decisiones de negocio no de política, considerando el impacto humano y económico.

Agendar los contenidos
Contar con una agenda de contenidos es fundamental en las reuniones de trabajo. Si se informa con anticipación los temas que se discutirán y su orden, los asistentes llegarán más preparados al encuentro y con distintas ideas para proponer.
Repasar las conclusiones de la reunión anterior
Establece un tiempo previo antes de entrar al tema central para revisar brevemente los temas pendientes de la reunión anterior, analizar qué puntos fueron resueltos y cuáles no, para poder solucionarlos y no dejar temas anteriores pendientes, lo que provocará arrastrar temas que entorpezcan la operación.
Hacer amena la reunión
No hay que perder el sentido del humor. Aunque son encuentros de trabajo, el poder hacer pausas, comentarios y pequeñas experiencias, romperán un poco la tensión y mantendrá el buen ambiente.
Evitar los monólogos
La participación del personal es fundamental para crear sinergia y retro alimentación, es por esto que no es recomendable que la reunión se centre en lo que una sola persona tenga que decir.
Evitar divisiones entre los asistentes
El que los participantes formen grupos entre ellos, debido a cierta empatía, puede llegar a crear divisiones y falta de atención. El moderador deberá sutilmente tomar el control de la situación.
Resumen de los temas tratados
Envíe a los asistentes el resumen que contenga: acuerdos establecidos, responsables, tiempos de entrega de los temas a resolver y soluciones acordadas que serán puestas en marcha.