¿Cómo planear y organizar?

Dos funciones muy importantes de una gerencia competitiva son la planeación y la organización. Y es que decidir qué hacer y cómo hacerlo y cómo se va a dividir y coordinar el trabajo son puntos clave en el proceso gerencial.

Especialistas en el tema, explican cómo debe ser el plan y la organización:

 

1. El plan debe ser:

• Escrito: Todos estamos familiarizados con los problemas de comunicación que pueden surgir cuando los gerentes solamente dan instrucciones orales.
• Comprensible: Tan simple como sea posible. El plan debe cubrir las principales situaciones que se puedan presentar, pero no debe tratar de cubrirlas todas.
• Hacerlo de una manera tal, produciría un plan supremamente complejo, con la posibilidad de que mucha gente lo malinterprete o deje de entenderlo.
• Flexible: La flexibilidad varía con el nivel gerencial. Aún cuando las reglas se establezcan muy claramente, debe ser posible modificarlas en circunstancias anormales.
• Revisado regularmente: Debido a que las condiciones cambian, una buena práctica es revisar todos los planes al menos una vez al año y cuando sea necesario.
• Comunicado: Puede parecer obvio que los gerentes expliquen los planes a las personas que los van a ejecutar, pero a menudo no es así. Una buena pregunta que los gerentes se deben hacer a sí mismos es: ¿Todo el mundo entiende el mensaje?

 

2. Por su parte, en una compañía donde los empleados deben ejecutar muchos trabajos, la organización es vital y el gerente debe decidir:

• Cómo dividir el trabajo entre los empleados y exactamente qué labor debe ejecutar cada individuo.
• Qué responsabilidad y autoridad debe tener cada empleado.
• A quién debe reportar cada empleado. Esto es, establecer la cadena de mando.
• Cómo coordinar el trabajo de los empleados, individualmente y en grupos.